Die akademische E-Mail Roundcube, die von den Mitarbeitern der Akademie Aix-Marseille genutzt wird, hat mehrere kürzliche Entwicklungen durchlaufen, die die Gewohnheiten beim Login und der Organisation verändern. Zwischen der nun obligatorischen OTP VERDON-Authentifizierung, der Zentralisierung des Zugangs über das Colibris-Portal und den einheitlichen IMAP/SMTP-Einstellungen, welche Anpassungen bringen einen echten Gewinn im Alltag, und welche bleiben anekdotisch?
OTP VERDON-Authentifizierung und Colibris-Portal: Was sich konkret geändert hat
| Element | Vor 2026 | Seit 2026 |
|---|---|---|
| Zugangs-URL | Mehrere Adressen (messagerie.region-academique-paca.fr, appli.ac-aix-marseille.fr) | Einheitliches Portal: portail-aix-marseille.colibris.education.gouv.fr |
| Authentifizierung | Einfache Benutzer-ID und Passwort | OTP VERDON für alle aktiven Konten verpflichtend |
| Betroffene Profile | Hauptsächlich festangestellte Lehrkräfte | Lehrkräfte, Verwaltungsangestellte, befristete und Aushilfskräfte |
| Umleitung alter URLs | Direkter Zugang zu Roundcube | Automatische Umleitung zu Colibris |
Der Übergang zur starken OTP-Authentifizierung über VERDON stellt die strukturellste Veränderung dar. Dieser Schritt ist für alle aktiven Konten verpflichtend, einschließlich der befristeten und Aushilfskräfte, die zuvor oft von den verstärkten Sicherheitsmaßnahmen ausgeschlossen waren.
Für Nutzer, die alte Verknüpfungen zu den historischen URLs beibehalten haben, funktioniert die Umleitung zum Colibris-Portal, fügt jedoch einen Ladezeit-Schritt hinzu. Das Aktualisieren der Browser-Lesezeichen mit der Adresse portail-aix-marseille.colibris.education.gouv.fr beseitigt diese Verzögerung.
Effizientes Organisieren seiner akademischen E-Mail Roundcube in Aix-Marseille setzt zunächst voraus, dass man diese Authentifizierungsebene beherrscht, da eine schlecht konfigurierte VERDON-Sperre den Zugang zum Webmail vollständig blockiert.
Einheitliche IMAP- und SMTP-Einstellungen für Roundcube Aix-Marseille
Die Akademie hat ihre Verbindungseinstellungen vereinheitlicht. Ob man Roundcube über den Browser oder einen Drittanbieter-E-Mail-Client (Thunderbird, Outlook, mobile App) nutzt, die Server sind identisch.
Konfiguration in einem externen Client
- Eingehender IMAP-Server: den einheitlichen akademischen Server mit dem für SSL/TLS-Verschlüsselung vorgesehenen Port verwenden. Der Benutzername ist nicht der Anfang der E-Mail-Adresse, eine Feinheit, die die Mehrheit der Verbindungsfehler verursacht
- Ausgehender SMTP-Server: dieselbe Verschlüsselungslogik, mit erforderlicher Authentifizierung. Das SMTP-Passwort ist das des akademischen Kontos, nicht das eines eventuell persönlichen Kontos
- Benutzer-ID: sie unterscheidet sich vom lokalen Teil der Adresse @ac-aix-marseille.fr. Überprüfen Sie die Kontoinformationen, die von der Akademie bei der Aktivierung von VERDON bereitgestellt wurden
Die automatischen Einstellungen, die von Thunderbird oder Outlook angeboten werden, schlagen regelmäßig fehl, da der akademische Server nicht immer in ihren Datenbanken aufgeführt ist. Die manuelle Konfiguration bleibt die zuverlässigste Methode.
Filter und Ordner in Roundcube: Einstellungen, die den Posteingang entlasten
Die Roundcube-Oberfläche bietet ein serverseitiges Filtersystem (Sieve), das von den Nutzern oft ignoriert wird. Diese Filter werden direkt auf dem akademischen Server ausgeführt, was bedeutet, dass sie auch funktionieren, wenn der Computer ausgeschaltet ist, im Gegensatz zu den Regeln, die in einem lokalen Client erstellt werden.
Drei Sieve-Filter, die vorrangig konfiguriert werden sollten
Der erste zu erstellende Filter zielt auf wiederkehrende institutionelle Nachrichten ab (Rektoratsrundschreiben, akademische Newsletter). Diese Nachrichten in einen speziellen Ordner umzuleiten, befreit den Posteingang für den Austausch, der eine schnelle Antwort erfordert.
Der zweite Filter betrifft die automatischen Benachrichtigungen von Lehrplattformen (Pronote, ENT). Diese Nachrichten stellen ein erhebliches Volumen dar und erfordern in der Regel keine Antwort. Sie in einem Unterordner zu isolieren, ermöglicht es, sie ein- bis zweimal täglich gebündelt zu konsultieren.
Der dritte Filter bezieht sich auf Spam, der die akademischen Schutzmaßnahmen umgeht. Roundcube ermöglicht das Erstellen von Regeln basierend auf wiederkehrenden Schlüsselwörtern im Betreff oder Absender, mit automatischer Löschung oder Verschiebung in den Papierkorb.
Effiziente Ordnerstruktur
Ein häufiger Fehler besteht darin, die Ordner nach Fach, Klasse und Ansprechpartner zu vervielfachen. Diese übermäßige Granularität macht das Sortieren länger als das Lesen der Nachrichten selbst. Drei bis fünf Hauptordner genügen für die meisten Anwendungen: dringend/zu bearbeiten, auf Antwort wartend, Archive nach Schuljahr, institutionell.
Roundcube erlaubt Unterordner, aber über zwei Ebenen tief wird die Navigation auf mobilen Geräten mühsam. Im Gegensatz dazu funktioniert die integrierte Suche über alle Ordner hinweg, was eine absichtlich vereinfachte Struktur ausgleicht.
Sicherheit des akademischen Roundcube-Kontos: über VERDON hinaus
Die Aktivierung von VERDON schützt den anfänglichen Zugang, deckt jedoch nicht alle Kompromittierungsvektoren ab. Die Phishing-Links, die gezielt auf die Adressen @ac-aix-marseille.fr abzielen, haben in den letzten Jahren zugenommen, oft in Form von falschen Benachrichtigungen über überschrittene Quoten.
- Systematisch die URL in der Adresszeile überprüfen, bevor man seine Anmeldeinformationen eingibt: nur die Domain colibris.education.gouv.fr ist legitim für die Authentifizierung
- Den OTP-Code niemals per Nachricht übermitteln, selbst nicht an einen Kollegen oder Vorgesetzten, der ihn per E-Mail anfordert
- Das akademische Passwort mindestens einmal im Jahr ändern und vermeiden, ein bereits auf einem persönlichen Dienst verwendetes Passwort erneut zu verwenden
Die in einem gemeinsam genutzten Computer (Lehrzimmer, CDI) geöffneten Roundcube-Sitzungen bleiben aktiv, wenn die Abmeldung nicht explizit erfolgt. Der Abmeldebutton befindet sich unten links in der Benutzeroberfläche, ein wenig sichtbarer Ort, der erklärt, dass viele Nutzer einfach den Tab schließen, ohne die Sitzung zu beenden.
Die Kombination aus einem einheitlichen Zugang, starker Authentifizierung und gut konfigurierten Serverfiltern verwandelt Roundcube von einem einfachen, erlittenen Webmail in ein strukturiertes Arbeitswerkzeug. Der am meisten unterschätzte Punkt bleibt die Aktualisierung der Browser-Lesezeichen: eine veraltete URL verlängert jede Verbindung um mehrere Sekunden, ein unsichtbarer Kostenfaktor, der, multipliziert mit mehreren täglichen Zugriffen, schließlich den Arbeitsfluss belastet.